Meminta Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi ditulis orang lain, jadi kamu tidak bisa mengendalikan isinya. Yang bisa kamu atur adalah siapa yang kamu minta, kapan, dan seberapa lengkap bahan yang kamu berikan. Aturan resminya berbeda di tiap program, jadi tiga hal harus kamu cek di halaman program: berapa surat, dari siapa, dan dalam format apa.

Apa kata program tentang jumlah dan pemberi rekomendasi

Australia Awards (dokumen pendukung (membuka tab baru)):

• Laporan referee akademik termasuk dokumen wajib, dan harus dalam bahasa Inggris.
• Pelamar S2 riset dan S3 menyerahkan dua laporan referee akademik. Pelamar S2 coursework menyerahkan satu.
• Pelamar S2 coursework juga menyerahkan setidaknya satu laporan referee lain, misalnya dari atasan di tempat kerja atau organisasi.
• Halaman itu menyediakan templat format laporan yang dianjurkan, dan menyatakan lamaran akan otomatis ditolak bila ada satu dokumen wajib yang tidak diserahkan.

MEXT Research Students 2027 (Kedutaan Jepang (membuka tab baru)):

• Satu surat dari rektor, dekan, ketua jurusan, atau dosen di universitas jenjang terakhir (salah satunya saja). Isinya tentang kepribadian pelamar, dan diwajibkan bagi pelamar yang belum maupun sudah bekerja.
• Satu surat dari atasan atau supervisor, hanya bagi yang sedang bekerja.
• Pakai format yang disediakan. Halaman itu meminta seluruh berkas dimasukkan ke satu amplop besar, dan menyebut surat dari rektor, dekan, ketua jurusan, atau dosen tidak perlu dimasukkan ke amplop terpisah, jadi sertakan bersama berkas lain.

DAAD EPOS (halaman DAAD (membuka tab baru)):

• Surat rekomendasi dari pemberi kerja saat ini, dengan kop surat resmi, tanda tangan, dan stempel, bertanggal terbaru, dan tidak dalam amplop tertutup.

LPDP (contoh beasiswa SHARE (membuka tab baru), Seleksi Tahap 2 Tahun 2026):

• Pendaftar dapat melampirkan surat rekomendasi. Usianya dibatasi: ditandatangani atau disetujui paling lama satu tahun, dengan acuan bulan pendaftaran (baca kalimat persisnya di buku panduan siklus yang kamu ikuti).
• Ada dua cara menyampaikannya. Lewat formulir daring, kamu mengisi nama pemberi rekomendasi, instansi, jabatan, email aktif, dan nomor ponsel di aplikasi; LPDP lalu mengirim email agar pemberi rekomendasi mengisi dan mengirimnya. Lewat formulir luring, pemberi rekomendasi menandatangani dokumen, kamu mengunggahnya, lalu mengisi nama pemberi rekomendasi serta bulan dan tahun penerbitan.
• Pendaftar berstatus CPNS/PNS wajib melampirkan surat usulan dari pejabat yang ditentukan halaman itu. Ini surat yang berbeda dari rekomendasi.

Perhatikan perbedaannya: DAAD EPOS meminta surat pemberi kerja tidak dalam amplop tertutup, sedangkan MEXT meminta semua berkas dalam satu amplop besar tanpa amplop terpisah untuk surat dari dosen. Jangan menganggap kebiasaan dari program lain berlaku.

Saran umum (bukan aturan dari sumber mana pun)

• Pilih orang yang mengenal pekerjaanmu. Dosen pembimbing atau atasan langsung biasanya bisa memberi contoh konkret. Pangkat yang tinggi tidak menggantikan hal itu.
• Minta sedini mungkin. Beri tahu tenggat program dan sisihkan waktu untuk kemungkinan pemberi rekomendasi sibuk atau perlu merevisi.
• Siapkan bahan. Kirim CV, ringkasan program dan syaratnya, tenggat, tautan atau templat resmi, dan hal-hal yang menurutmu layak disebut.
• Pastikan teknisnya. Bahasa surat, kop, tanda tangan, stempel, tanggal, dan cara pengiriman harus sesuai halaman program. Bila programmu memakai formulir daring, pastikan alamat email pemberi rekomendasi benar dan aktif.
• Tindak lanjuti dengan sopan menjelang tenggat, dan ucapkan terima kasih setelahnya.