Menyiapkan Dokumen: Paspor, SKCK, Terjemahan, dan Apostille

Urusan dokumen paling sering memakan waktu, padahal sebagian besar prosesnya bisa dikerjakan lebih awal. Urutan di bawah ini bukan urutan wajib; cek daftar dokumen di halaman program, lalu kerjakan yang butuh waktu lebih lama lebih dulu.

Paspor

Pengajuan paspor biasa bisa dilakukan secara manual atau elektronik, dan pendaftarannya lewat aplikasi M-Paspor. Menurut halaman Ditjen Imigrasi (membuka tab baru), pemohon baru menyiapkan:

• KTP yang masih berlaku (atau surat keterangan pindah ke luar negeri)
• kartu keluarga
• salah satu dari akta kelahiran, akta perkawinan, buku nikah, ijazah, atau surat baptis, yang memuat nama, tempat dan tanggal lahir, serta nama orang tua (bila tidak ada, lampirkan surat keterangan dari instansi berwenang)
• surat penetapan ganti nama, bagi yang pernah berganti nama

Biaya dan tahapan (pemeriksaan berkas, pembayaran, foto dan sidik jari, wawancara) tertulis di halaman yang sama. Nama di paspor akan muncul di tes bahasa, visa, dan formulir beasiswa, jadi pastikan sudah benar sebelum dipakai di mana-mana.

SKCK

Polri (membuka tab baru) menyatakan SKCK berlaku sampai 6 bulan sejak tanggal diterbitkan, dan dapat diperpanjang bila sudah lewat. Untuk SKCK baru, siapkan surat pengantar kelurahan, fotokopi KTP atau SIM, kartu keluarga, akta kelahiran, serta pas foto. Halaman itu mencatat bahwa polsek tidak menerbitkan SKCK untuk pembuatan visa atau keperluan antarnegara lain, jadi tanyakan ke kantor polisi tempat kamu mengajukan apakah SKCK untuk keperluan luar negeri bisa diterbitkan di sana. Polri juga menyediakan pendaftaran permohonan SKCK secara online di skck.polri.go.id (membuka tab baru): kamu mengunggah dokumen yang dipersyaratkan dan mengisi formulir sesuai urutan. Saran umum: karena masa berlakunya pendek, urus SKCK mendekati pengiriman berkas, bukan jauh-jauh hari.

Terjemahan dan penerjemah tersumpah

Aturan terjemahan ditentukan program. DAAD EPOS (membuka tab baru) meminta terjemahan resmi (certified) bila dokumen aslinya bukan berbahasa Jerman atau Inggris. Manaaki meminta salinan transkrip dan sertifikat kelulusan terjemahan bahasa Inggris yang terverifikasi (membuka tab baru) dari pelamar yang masuk daftar pendek. Australia Awards menetapkan bahwa ijazah dan transkrip harus disahkan (certified) (membuka tab baru) oleh bagian arsip institusi penerbit atau oleh notaris.

Profesi penerjemah tersumpah diatur lewat layanan Ditjen AHU (membuka tab baru), yang memuat pengangkatan, perpanjangan, pemberhentian, dan laporan tahunan penerjemah. Saran umum: minta penerjemah menyebutkan nomor pengangkatannya, dan tanyakan dulu apakah terjemahan tersumpah memang diminta oleh program atau instansi yang kamu tuju.

Legalisasi dan apostille

Indonesia menjadi pihak Konvensi Apostille pada 5 Oktober 2021, dan layanan apostille dapat diakses sejak 4 Juni 2022 (membuka tab baru). Apostille mengesahkan tanda tangan pejabat, cap, atau segel pada dokumen publik lewat satu instansi, Kementerian Hukum, dan hanya berlaku untuk negara yang mengakui sertifikat apostille. Australia, Jerman, Jepang, Selandia Baru, dan Singapura tercantum dalam tabel status HCCH (membuka tab baru), sedangkan Malaysia tidak tercantum di sana. Legalisasi (membuka tab baru) dipakai untuk dokumen yang akan digunakan di negara yang bukan anggota konvensi.

Alur apostille di AHU Online (membuka tab baru):

1. Dokumen lebih dulu sudah disahkan pejabat atau instansi penerbitnya.
2. Daftar akun, pilih layanan Legalisasi Apostille, pilih jenis dokumen dan negara tujuan, isi formulir, dan unggah dokumen.
3. Dokumen diverifikasi, lalu kamu membayar PNBP dengan kode yang dikirim lewat email.
4. Sertifikat dicetak di loket pusat atau loket kantor wilayah Kementerian Hukum sesuai pilihanmu.

Sebelum mulai, cek pengumuman AHU Online (membuka tab baru). Daftar pengumumannya memuat pemberlakuan tarif baru layanan legalisasi dokumen publik (28 Juli 2026), pengumuman pemberlakuan Konvensi Apostille di Vietnam (diunggah 15 September 2026), dan pengumuman penghentian sementara layanan AHU Online (19 September 2026), jadi lihat tarif dan status layanan terbaru di situsnya. Daftar negara anggota bisa berubah: AHU menyatakan Konvensi Apostille mulai berlaku di Vietnam pada 11 September 2026, sistemnya akan disesuaikan untuk mengarahkan dokumen tujuan Vietnam ke mekanisme apostille, dan dokumen yang sebelumnya diberi stiker legalisasi mungkin tidak diterima di sana (pengumuman (membuka tab baru)).

Pemeriksaan kesehatan

Persyaratannya berbeda menurut jalur. Untuk calon pekerja migran, surat keterangan hasil pemeriksaan kesehatan dan psikologi termasuk dokumen penempatan, dan SISKOP2MI (membuka tab baru) menjelaskan bahwa perusahaan penempatan mengajukan pilihan sarana kesehatan lewat sistem, lalu pemeriksaan dilakukan di sana. Untuk visa atau beasiswa, ikuti petunjuk di halaman program atau visa tentang klinik atau dokter yang diterima sebelum kamu membayar pemeriksaan.